Microsoft Excel được sử dụng phổ biến trong giới văn phòng vì excel mang lại nhiều tiện ích cũng như hiệu quả cao trong công việc... Tuy nhiên với những người mới bắt đầu làm quen với excel thì để đạt được hiệu quả như mong muốn thì cần phải có mẹo học excel đúng đắn.

Và những phương pháp này được giới thiệu trong các lớp tin học văn phòng của Đức Minh, là đơn vị đào tạo tin học văn phòng uy tín chuyên nghiệp hiên nay, với đội ngũ giáo viên có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tin học văn phòng. Những thủ thuật hay về tin văn phòng, trong đó không thể thiếu MS EXCEL, sẽ được truyền đạt một cách chi tiết tới những người học.

1. Đầu tiên phải ghi nhớ những hàm excel cơ bản dễ nhất 

Bạn có thể nhóm những hàm excel có liên quan đến công việc của mình và học cách sử dụng chúng thành thạo. Ví dụ, bạn làm điều hành thì sẽ hay dùng những hàm về thống kê, phân loại. Những hàm tính toán đơn giản như Sum thường cho văn phòng thì bạn phải nhớ.

2. Sử dụng các tổ hợp phím nóng càng tốt

Việc sử dụng các tổ hợp phím nóng sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn là việc bạn dùng chuột click thủ công

3. Học cách định dạng dữ liệu đúng chuẩn

Ví dụ, Excel cho phép bạn định dạng theo kiểu % vậy tại sao bạn lại phải gõ 100%. Thứ nhất, nó mất nhiều thời gian hơn. Thứ hai, bạn sẽ không tính toán trên dữ liệu đó. Cho nên, hãy biết cách định dạng dữ liệu đúng chuẩn, nếu nó là một con số, chỉ cần nhập đúng số đó và định dạng lại theo như ý muốn là được.

4. In ấn trong Excel - nhiều người bỏ quên

Tính năng in ấn trong Excel khá hay. Thử nghĩ xem nếu bạn in danh sách bảng điểm, có tới khoảng 10 cột cho mỗi môn, lớp 100 người nghĩa là khoảng 5 trang. Những bạn ở trang sau khi coi điểm lại phải quay lại trang trước để coi điểm đó là môn gì. Bạn hoàn toàn có thể xử lý thông minh hơn với chức năng chọn “Rows to repeat at top” trong Print Titles (ở tab Page Layout). Nhiều người cho rằng Excel vốn chỉ dùng thống kê, rồi coi trong nội bộ, hiếm khi in ấn ra nên họ chẳng quan tâm. Đừng phạm phải sai lầm này nếu bạn là nhân viên văn phòng thông minh. 

6. Nhiều chức năng mới của Excel cần để ý

Những chức năng mới này chắc chẳng bao giờ bạn để ý vì hiếm khi ở trường học dạy bạn. Nếu học khóa tin học văn phòng tại Đức Minh chắc chắn bạn sẽ còn được học nhiều mẹo hay cũng như lượng kiến thức mới mà nhiều nơi không dạy bạn.

- Text to columns (trong tab Data): Phân tách chữ trong một cột thành nhiều cột khác nhau. Chẳng hạn: dùng để tách số điện thoại từ một chuỗi như “8999999 - 8999999 - ….”

- Remove Duplicates (trong tab Data):: Việc xóa bớt đi dữ liệu trùng trở nên vô cùng đơn giản

- Error Checking (trong tab Formula): Kiểm tra xem tại sao bạn lại sai khi dùng công thức nào đấy

- Show Formula (trong tab Formula): Bạn có thể kiểm tra được công thức tại một ô nào đấy, và công thức đó có liên quan tới những ô nào khác.

- Hidden (trong tab Protection khi Format cell): Ẩn đi công thức của một ô, công thức đôi khi cũng là một bí mật nhỉ.

7. Hãy để ý tới những thứ có gắn chữ “Special” (Đặc biệt)

Ctrl - C là Copy, Ctrl - V là Paste và chúng ta chỉ cần Copy và Paste. Mọi người đều nghĩ như bạn, và điều đó là một sai sót. Trong Excel có những khái niệm là “Normal” và “Special”. Paste và Paste Special khác nhau rất nhiều. Go to và Go to Special cũng thế. Những thứ có gắn chữ Special cho bạn nhiều lựa chọn hơn, giúp bạn làm công việc một cách tốt hơn. Chẳng hạn với Paste Special, bạn có thể chọn chỉ lấy comment hay giá trị hoặc chỉ công thức của ô bạn sao chép.

 - daytinhoc.org sưu tầm -